郵送請求処理サービス
住民票や戸籍謄本など、証明書の郵送請求業務は住民サービスの利便性向上に不可欠である一方、
自治体の職員様にとって大きな負担となり様々な課題を抱えていらっしゃいませんか。
こんなお悩みありませんか
増え続ける業務量と職員様の長時間労働
郵送請求の増加に伴い、受付・審査・発行・発送・問い合わせ対応といった一連の業務量が膨大化し、職員様の残業増加や疲弊を招いていませんか。
定型業務に追われ、本来業務に集中できない状況
郵送請求に関する定型業務や問い合わせ対応に追われ、窓口対応、広聴、政策立案など、行政のコア業務や住民との対話に十分な時間を割けていますか。
個人情報保護と厳格な本人確認への対応リスク
複雑化する本人確認要件や個人情報保護の強化に対し、誤送付・情報漏洩のリスクを常に抱え、細心の注意と多大な時間を費やしていませんか。
処理の遅延や属人化による住民満足度低下の懸念
迅速な処理が求められる中で、繁忙期の処理遅延や、専門知識の属人化による業務停滞が、住民からのクレームや不満につながっていませんか。
コスト（人件費・管理費）の適正化
変動する業務量に対して、人件費や施設運営費といった固定費が重く、適正なコスト運用ができていないと感じていませんか。
災害時など緊急時における業務継続性（BCP）への不安
不測の事態が発生した場合でも、途切れることなく住民サービスを安定的に提供できる体制が十分に整っていますか。
これらの課題は、自治体の職員様の負担増大に直結するだけでなく、ひいては住民サービスの質の低下や貴重な行政資源の非効率な利用にもつながりかねません。アトラス情報サービスは、長年のBPO実績と行政サービスへの深い理解に基づき、自治体の郵送請求業務を一括で代行する郵送請求処理センターを運営いたします。これにより、自治体の抱える課題を根本から解決し、より質の高い住民サービスと効率的な行政運営を実現します。
導入のメリット
飛躍的な業務効率の向上
専門スタッフ、最適な設備、標準化されたプロセスにより、郵送請求処理のスピードが劇的に向上。職員様は定型業務から解放され、住民対応や地域活性化、DX推進など、本来注力すべきコア業務に集中できます。
強固なセキュリティ体制とリスクの最小化
国際規格に準拠したセキュリティ体制と厳格な個人情報保護方針を徹底。プロフェッショナルによる綿密な本人確認と二重チェック体制で、誤送付や情報漏洩のリスクを限りなくゼロに近づけます。
住民サービス満足度の向上
迅速かつ正確な処理、不明点への丁寧な問い合わせ対応により、住民の皆様からの「届くのが早い」「対応が親切」といった声が増加。行政への信頼感が高まります。
専門知識の獲得・維持が不要に
法改正や制度変更にも迅速に対応できる専門チームが、常に最新の知識とノウハウで業務を遂行。職員様の異動による知識の属人化や引継ぎ負担も解消されます。
圧倒的なコスト削減と適正化
職員様の人件費、残業代、教育費、施設運営費などを削減し、年間を通じたコストの最適化を実現します。
安定した業務継続性（BCP）の確保
災害や感染症拡大などの緊急時でも遠隔地のBPOセンターの要員活用により業務を継続し、住民サービスを途切れさせない強固な体制を構築します。
サービス内容
アトラス情報サービスが運営する「郵送請求処理センター」は以下サービスのご提供が可能です。
申請書受付・内容確認
郵送されてきた申請書の開封、内容点検、必要書類（本人確認書類、返信用封筒など）の確認を行い、不備を迅速に特定し不備内容の請求者への確認を実施します。
証明書発行
審査完了後、証明書の発行を実施します。
証明書封入封緘・発送代行
発行された証明書を指定の返信用封筒へ正確に封入封緘し、指定の郵便種別で迅速に発送します。
料金収納・管理代行
手数料の郵便為替や定額小為替などの収納確認、および自治体への精算業務を実施します。
問い合わせ対応
申請進捗状況、不備内容、必要書類に関する住民からの問い合わせに、専門の担当者が丁寧に対応します。（対応範囲はご相談ください）
進捗管理・報告
郵送請求管理システムにおいて、リアルタイムでの進捗状況把握システムを活用し、定期的な業務報告書を提供により透明性の高い運用を実現します。※郵送請求管理システムはアトラス情報サービスにて独自開発
導入効果・実績
アトラス情報サービスの「郵送請求処理センター」は、すでに複数の自治体で確かな効果を発揮し、高い評価をいただいております。
- 現在3つの政令指定都市にて、委託サービスをご利用いただいております。
- 人口100万人超の自治体において、規模に応じた最適なサービス設計でご活用いただいております。
- 長年にわたる多様なBPO事業で培った業務管理・運用ノウハウを、行政サービスに特化して提供しております。
導入実績の一例
お問い合わせ・ご相談
住民サービス向上と行政運営の効率化に貢献できることを確信しております。
ご質問やご相談がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
