戸籍届書入力業務サービス
住民の皆様の人生の節目に関わる戸籍届書。その入力業務は、正確性、スピード、そして厳格な個人情報保護が求められる非常に重要な業務です。
しかし、日々発生する届出への迅速な対応が求められる中で、以下のような課題に直面されていませんでしょうか。
こんなお悩みありませんか
入力ミスの発生リスクと厳格なチェック体制の構築
わずかな入力ミスが住民の方に多大な影響を与えかねないため、二重三重のチェック体制が必須だが、その運用に多くのリソースを要している。
専門知識を要する記載内容の判断とノウハウ継承の困難さ
戸籍法や民法の専門知識に基づいた判断が必要な場面が多く、担当者の異動や退職によりノウハウが散逸し、新人の育成に時間がかかる。
繁忙期の入力業務量増大と職員様の疲弊
引っ越しシーズンや特定の法改正時など、届出が集中する時期には入力作業量が著しく増加し、職員様の残業が常態化。本来の窓口業務や審査業務に支障が出ている。
入力作業速度の限界と効率化の遅れ
手作業による入力や確認作業が中心となり、処理速度に限界がある。審査済み書類の迅速なデータ化が課題となっている。
高水準の個人情報保護対策とセキュリティ維持
個人情報を取り扱うため、最高レベルのセキュリティ環境が求められるが、データ受渡しにおけるセキュリティ確保や、その維持・更新にコストと労力がかかっている。
限られた予算内でのコスト最適化と人員配置の最適化
人件費、残業代、教育費が予算を圧迫。より重要な住民サービスや審査業務に人員を配置したいと考えているものの、入力業務に追われ実現が難しい。
これらの課題は、自治体の貴重なリソースを圧迫し、職員様のモチベーション低下や、住民サービス全体の品質に影響を及ぼす可能性があります。アトラス情報サービスは長年のBPO実績と、行政サービスへの深い理解に基づき、戸籍届書入力に関するあらゆる業務を、最高水準の品質とセキュリティで代行いたします。審査済み書類を迅速にデータ化し、照合結果を随時ご報告することで、自治体は戦略的な人的配置とコスト最適化が可能になります。
導入のメリット
入力ミスの極小化と品質の安定化
熟練スタッフの複数チェック体制により、入力ミスを限りなくゼロに近づけ、高品質なデータを提供します。
職員様の入力負担軽減とコア業務への集中推進
定型的な入力作業をアトラス情報サービスが担うことで、職員様は窓口での丁寧な対応、届書の審査、専門的な相談業務など、住民に直接貢献する業務に注力できます。
入力作業の高速化と処理能力の向上
審査済み書類をFAXで受領後、迅速に入力作業を開始。 長年の実績で培った効率的な作業フローと専門スタッフにより、大量の届書も迅速かつ正確に処理します。
最高水準の情報セキュリティ体制で安心
国際規格に準拠したセキュリティ体制と厳格な個人情報保護方針を徹底。機密性の高い戸籍情報を安全に取り扱います。
圧倒的なコスト削減と適正化
職員様の人件費、残業代、教育費、施設運営費などを削減し、年間を通じたコストの最適化を実現します。
「業務継続性（BCP）」対策としての機能強化
災害時など、有事の際もアトラス情報サービスバックアップ体制により業務継続をサポートし、自治体のBCP対策を強化します。
サービス内容
アトラス情報サービスの「戸籍届書入力業務」では、自治体のニーズに合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。
主な提供業務は以下の通りです。
住基・戸籍システムへの端末入力
自治体にて審査完了後、FAXでご送付いただいた届書の写しに基づき、各種戸籍届書に記載された情報を、自治体の住基・戸籍システムへ正確に入力します。
原票との厳格な照合・突合
入力データとFAXで受領した届書の記載内容を複数名で照合・突合し、徹底したミスチェックを実施します。
入力フォーマットのチェック・補正
戸籍システムの入力規則や指定フォーマットに則り、データの不備や誤りをシステム的にチェックし、必要に応じて補正作業を行います。
不備・疑義事項の確認と自治体への報告
入力過程で発見された記載不備や疑義事項について、速やかに自治体にご報告し、確認・指示を仰ぎます。
照合作業完了分の随時FAX送信
入力・照合が完了した届書の内容について、自治体で最終確認いただけるよう、随時FAXにて送信し、進捗をリアルタイムで共有します。
戸籍届書の保管・管理サポート
入力後の届書を自治体様のセキュリティポリシーのもと一時保管し、返却・管理をサポートします。
導入効果・実績
アトラス情報サービスの「戸籍届書入力業務」は確かな効果を発揮し、高い評価をいただいております。
- 政令指定都市での導入実績がございます。
- 政令指定都市での実績を活かし、地方自治体のニーズに合わせた柔軟なサービスを提供いたします。
- 人口100万人超の自治体において、規模に応じた最適なサービス設計でご活用いただいております。
- アトラス情報サービスは、戸籍届書入力業務を含む行政BPOにおいて豊富な実績とノウハウを有しています。
導入実績の一例
お問い合わせ・ご相談
自治体の戸籍届書入力業務における課題解決と、住民サービスのさらなる向上に向けて、お役に立てることを確信しております。
ご質問やご相談がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
